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Sala de reunión y videoconferencia: La guía para elegir y equiparte del material adecuado
Montar una sala de videoconferencia puede ser complejo. Definir tus necesidades, elegir el equipo audiovisual adecuado, disponer de los distintos elementos, hacer que la sala sea práctica y rápida de utilizar, enmascarar o eliminar en la medida de lo posible todo rastro de cableado son elementos en los que debes pensar de antemano. Hemos creado esta guía para facilitarte la vida y orientarte paso a paso, en función de tus necesidades, en la elección de los equipos para tus videoconferencias. Ya sean cámaras, altavoces o pantallas , en OfficeEasy encontrarás todo lo que necesitas para equipar tu sala de reuniones:
Sistema de sonido de la sala
La elección de la sala de reuniones y su acústica
Tanto si se elige en la vida real como sobre plano, y con el fin de proporcionar confort auditivo a tus usuarios y a tus corresponsales, una sala de videoconferencia debe ser evaluada en cuanto a sus cualidades acústicas. Todas las superficies duras: paredes, ventanas, mesas de cristal, ciertos tipos de techo, etc. tenderán a reflejar las voces y, al hacerlo, harán que la parte de audio resulte desagradable con un sonido hueco, incluso con eco o retroalimentación.
Hay una serie de soluciones sencillas que pueden aplicarse para reducir el número de factores que afectan a la acústica de tu sala de reuniones:
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Instalar persianas venecianas o cortinas (incluso en las paredes si es necesario);
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Instalación de paneles acústicos;
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Mantener el equipo de audio alejado de cualquier fuente de contaminación acústica (aire acondicionado, proyector de vídeo, etc.);
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Las plantas verdes y diversos adornos ayudarán a reducir la reverberación del sonido.
Por último, si se dispone de diferentes salas, puede merecer la pena evaluarlas desde el punto de vista acústico antes de la instalación.
cámara de videoconferencia
Elegir tu cámara de videoconferencia: comparación de las mejores webcams
Tu sala de videoconferencia está lista, el mobiliario está elegido, y ahora es el momento de centrar tu atención en el corazón de tu instalación: el equipo audiovisual. Cuando se trata de videoconferencias, la elección correcta de la cámara será un factor decisivo. A veces puede ser un error elegir una webcam convencional para equipar una sala: Las reuniones se convierten entonces rápidamente en un tedio para los corresponsales: escaso campo de visión, mala identificación del orador, mala definición general o sobreexposición... Todos estos factores hacen que la videoconferencia sea contraproducente y perjudicial para tu imagen. Para equipar tu sala de videoconferencia con una cámara adecuada, debes definir previamente 2 factores: el tamaño de la sala y el número máximo de participantes. He aquí nuestras recomendaciones para cada tipo de sala:
Sala Pequeña
Sala Mediana
Sala Grande
pantalla de videoconferencia
La pantalla: elegir la TV adecuada para tu sala de videoconferencia
Aunque una pantalla de 32 pulgadas puede bastar en una sala de reuniones, cada vez es menos inusual equiparse con grandes pantallas de TV, algunas de las cuales llegan hasta las 85 pulgadas (más de 2 metros). Más fáciles de instalar y con mayor capacidad de respuesta que los videoproyectores, las pantallas de TV profesionales de cartelería digital han suplantado por completo a los videoproyectores en las empresas en los últimos años.
Nuestras recomendaciones:
Existe una amplia oferta en Samsung, NewLine (pantallas con webcam incluida) y LG. Sin embargo, privilegie las gamas profesionales de bajo consumo y diseñadas para un funcionamiento 12/24 o incluso 24/24, que ofrecen además un medio de comunicación interno gracias a su reproductor multimedia integrado que puede gestionarse desde una llave USB o la red interna. Cabe destacar que la luminosidad de estas pantallas profesionales permite colocarlas cerca de una fuente de luz (ventana o iluminación) sin ningún problema, y que sus paneles mates evitan los reflejos indeseados.
Una alternativa importante es equipar su sala de videoconferencia con una pizarra digital interactiva, que ofrece la doble ventaja de poder utilizarse tanto en una simple reunión de presentación de documentos como en una reunión de formación gracias a su pantalla táctil.
Samsung y su gama Flip 55, 65 ou 85 pulgadas, así como Dten son los líderes en este campo.
Ver pantallas de TV y pizarras interactivas para videoconferencias
audioconferencia
Audio para tu videoconferencia
Oír bien y que te oigan con claridad son factores esenciales para el éxito de tu videoconferencia. Aunque algunas cámaras web incorporan micrófonos y altavoces, como la Polycom Studio, es aconsejable equiparse con periféricos de audio para aumentar la comodidad de escucha y la captación de la voz.
Nuestras recomendaciones:
Pequeñas salas y Huddle Room : Los Jabra Speak 710 o el Poly Sync 40 serán suficientes.
Salas de tamaño mediano: los Jabra Speak 810, Poly Sync 60 o Epos Expand 80 son adecuados para este tipo de salas. Ten en cuenta que todos estos productos están disponibles en una versión optimizada para Microsoft Teams (Speak 810 MS, Poly Sync 60 MS o Epos 80T). Si optas por una cámara web con micrófonos y altavoces integrados, como la Polycom Studio, a veces es posible añadir un micrófono de extensión para cubrir salas más grandes e involucrar a más participantes.
Reserva de salas
Pantallas de reserva de salas de reuniones
¿Necesitas gestionar la planificación de tus salas de reuniones para evitar conflictos de horarios? Las pantallas de reserva de salas pueden fijarse a la entrada de tus salas de reuniones, autónomas o conectadas a tu solución de agenda (Exchange, Office365, Google apps, etc.). Muestran la ocupación actual o futura de tus salas en tiempo real e incluso pueden enviarte estadísticas para optimizar su uso.
Nuestra recomendación:
Elige soluciones con baterías de muy larga duración, como la Roomz display. Se trata de instalaciones sin cables, por lo que no tendrás que recargarlas continuamente. Este tipo de pantalla te permite ver la ocupación en tiempo real y hacer reservas espontáneas. Junto con un sensor Roomz, libera automáticamente el espacio de trabajo si nadie se presenta a la reunión programada.
KITS DE VISIOCONFERENCIA
Kits listos para usar en tu sala de videoconferencia
Nuestros equipos han diseñado kits listos para usar que incluyen todos los componentes para tu sala de videoconferencias, desde la pantalla hasta los micrófonos, pasando por la cámara, las fijaciones y los soportes. No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta técnica sobre tus equipos audiovisuales para salas de reuniones, necesitas ayuda para elegir los productos o deseas un presupuesto.
logiciel
¿Qué software para videoconferencias?
Para llevar a cabo tu videoconferencia, necesitarás, por supuesto, utilizar un servicio dedicado. Los más conocidos son Zoom, Microsoft Teams y Google Meet, los 3 de pago. Son las soluciones ideales si quieres seguridad o acceso a funciones avanzadas.
Nuestra recomendación:
También te recomendamos que pruebes el software gratuito JitsiMeet, que nos ha impresionado por su funcionalidad. Esta solución es completamente gratuita y no requiere que crees una cuenta. La herramienta es accesible en PC y Mac, así como en dispositivos móviles y tabletas. Incluso puede integrarse con el sistema de mensajería colaborativa Slack.
